SharePoint est une plateforme permettant de collaborer avec d’autres membres d’une équipe ou d’un groupe. Dans cet article, nous vous guiderons dans la création de sites fonctionnels et collaboratifs pour vos collègues et amis, le téléchargement et le partage de documents et l’ajout de widgets aux pages du site SharePoint.

Comment créer un site SharePoint

Vous aurez besoin de plusieurs éléments avant de pouvoir créer votre site :

• Accès à un compte professionnel Microsoft 365, car SharePoint n’est pas inclus dans les comptes grand public.

• Un administrateur pour créer votre site. Si vous n’êtes pas administrateur, demandez à votre administrateur de créer un site pour vous.

Pour créer un site SharePoint :

1. Connectez-vous à Microsoft 365 en tant qu’administrateur, puis sélectionnez SharePoint dans le menu Applications.

2. Sélectionnez Page dans le volet vertical de gauche, puis sélectionnez Créer un site .

3. Choisissez Site d’équipe dans la boîte de dialogue.

4. Choisissez une conception de départ pour votre site qui correspond à votre autre contenu. Ne vous inquiétez pas : vous pourrez toujours ajuster le contenu de démarrage plus tard.

5. Entrez les détails de votre site, y compris son nom et sa description.

6. Sélectionnez Terminer pour terminer la configuration. SharePoint fonctionne en arrière-plan pour créer le site et vous verrez sa progression tout au long.

Après avoir configuré votre espace, vous disposerez de certaines fonctionnalités disponibles dès la sortie de la boîte, notamment :

• Conversations : forums de discussion privés pour votre groupe.

• Documents : c’est ici que vous partagez des fichiers et que vous les archivez et les extrayez.

• Bloc-notes OneNote : vos coéquipiers peuvent collaborer avec ce bloc-notes OneNote en créant et en ajoutant du contenu aux pages.

• Pages du site : pages Web personnalisées pour votre équipe ou votre groupe.

Comment utiliser les bibliothèques de documents SharePoint

Le partage de fichiers à l’aide d’une bibliothèque de documents est courant sur les sites SharePoint. Les bibliothèques de documents contiennent des dossiers et des fichiers que vous pouvez afficher et modifier. Pour utiliser la bibliothèque de documents :

1. Sélectionnez Documents dans le volet vertical gauche.

2. Sélectionnez Nouveau pour ajouter de nouveaux éléments, tels que des dossiers ou des fichiers programme Microsoft. Vous pouvez également glisser et déposer d’autres fichiers dans le dossier de bibliothèque actuel ; il n’est pas nécessaire qu’il s’agisse de fichiers Office.

3. Sélectionnez un fichier pour l’ouvrir dans l’application appropriée. La sélection d’un fichier non Office effectue l’une des trois opérations suivantes :

• L’ouvre pour un aperçu s’il se trouve dans un format adapté au Web (par exemple, une image ou un PDF).

• S’ouvre dans une application pertinente si vous utilisez Windows (Windows sait communiquer avec SharePoint).

• Le télécharge sur votre ordinateur afin que vous puissiez l’ouvrir avec le programme approprié.

4. Bien que les applications Web modernes vous permettent de modifier simultanément un fichier avec un collègue, vous avez toujours la possibilité d’« extraire » un fichier dans SharePoint pour empêcher d’autres personnes de travailler sur le fichier pendant que vous travaillez dessus.
   Choisissez le fichier à extraire, puis sélectionnez Extraire dans la liste déroulante. L’extraction d’un fichier empêche quiconque d’enregistrer une nouvelle version du fichier pendant que vous travaillez dessus. Les autres utilisateurs peuvent toujours télécharger une copie et travailler dessus, mais ils ne peuvent pas créer de nouvelle version tant que vous ne l’avez pas enregistrée et réarchivée.

Comment créer des pages de site SharePoint

Les pages du site SharePoint vous permettent de créer des pages Web contenant du texte et des informations graphiques. La différence entre les pages du site SharePoint et les pages de sites Web classiques réside dans le fait que seuls les membres connectés de votre équipe SharePoint peuvent les afficher. Les pages du site constituent votre propre Internet privé.

Pour créer de nouvelles pages sur votre site SharePoint :

1. Sélectionnez Pages dans le volet vertical gauche.

2. Sélectionnez Nouveau , puis sélectionnez parmi les types de pages :

• Page Wiki : pages contenant des idées d’équipe, des politiques, des directives, des meilleures pratiques, etc. Une équipe SharePoint peut utiliser les pages Wiki pour accéder à des liens vers tous les types d’informations sur l’entreprise.

• Page de composants WebPart : mises en page prédéfinies conçues pour vous permettre d’insérer toutes sortes de gadgets, de style tableau de bord, sur les pages de votre site.

• Page du site : Pages vierges que vous construisez, commençant par un titre.

• Lien : Ajouter un lien vers un site Web

3. Une fois créée, la page s’ouvre pour que vous puissiez la modifier. Commencez par lui donner un nom. Le contenu supplémentaire se présente sous la forme de composants WebPart, que nous aborderons dans la section suivante.

4. Sélectionnez Publier dans la partie supérieure droite de l’écran pour rendre vos modifications accessibles aux collègues.

5. Sélectionnez Pages dans le volet vertical de gauche pour afficher vos pages.

6. Pour modifier des pages existantes, ouvrez la page et sélectionnez Modifier dans le volet de gauche.

Comment ajouter des composants WebPart aux pages SharePoint

L’une des meilleures fonctionnalités de SharePoint est la fonctionnalité « WebPart » ou widget(s). Même si vous souhaitez uniquement ajouter du texte et des graphiques, vous devrez d’abord ajouter un composant WebPart pour contenir le contenu. Les composants WebPart peuvent inclure des éléments tels que des flux d’actualités, un répertoire des membres de l’équipe ou des listes d’activités récentes sur le site.

Si vous avez créé une page, voici comment y ajouter des composants WebPart :

1. Sélectionnez Pages dans le volet vertical de gauche, puis choisissez une page à modifier et sélectionnez Modifier .

2. Sélectionnez le signe plus ( + ) pour ajouter des composants WebPart à une page.

3. Un menu contextuel affiche une liste des composants WebPart disponibles. Parcourez la liste entière ou effectuez une recherche par mot-clé. Une fois que vous avez sélectionné un composant WebPart, il est ajouté à la page.

4. Configurez le composant WebPart. Par exemple, si vous ajoutez un composant WebPart Galerie d’images, sélectionnez Ajouter des images pour choisir les images à afficher.

5. Sélectionnez Publier pour rendre vos modifications accessibles à vos collègues.

Installation et utilisation de l’application Tâches

Les choses deviennent intéressantes lorsque vous ajoutez des applications à votre site. Les applications vont au-delà des fonctionnalités des composants WebPart et incluent des éléments tels que des blogs ou une liste personnalisée, qui peut être une petite base de données.

Nous examinerons l’application Tâches, qui vous permet de configurer des tâches pour les membres de votre équipe, d’attribuer les tâches, puis de suivre leur achèvement.

Pour ajouter l’application Tâches à votre site SharePoint :

1. Sur la page d’accueil du site SharePoint, sélectionnez Nouveau , puis sélectionnez Application .

2. Sélectionnez Tâches.

3. Dans le menu de gauche, sélectionnez Contenu du site pour afficher l’application Tâches et commencer à déléguer.

Qui devrait utiliser SharePoint ?

La plupart du temps, les équipes d’entreprise utilisent SharePoint. Mais il existe de nombreux scénarios non liés à l’entreprise dans lesquels SharePoint s’avère utile, tels que :

• Les équipes sportives peuvent utiliser le calendrier pour publier un calendrier de match et utiliser une bibliothèque de documents pour stocker des vidéos de match.

• Les clubs de lecture peuvent publier des liens vers le livre de la semaine suivante, tandis que les groupes d’écriture peuvent héberger des critiques, des soumissions et des commentaires.

• Les groupes de bénévoles planifiant un projet de restauration peuvent créer un plan avec des tâches et un calendrier.

• Un quartier organisant un vide-grenier peut publier des annonces sur les nouveaux participants ou répertorier les articles et les prix dans un fichier Excel partagé dans une bibliothèque de documents.

Les scénarios ci-dessus sont possibles avec d’autres applications et services, mais SharePoint rassemble tout en un seul endroit, avec une interface prise en charge sur Windows, macOS et Linux.

Où télécharger SharePoint

Téléchargez l’application SharePoint pour Android depuis Google Play ou obtenez l’application SharePoint pour iOS depuis l’App Store. De plus, vous pouvez utiliser des applications telles que Word, Excel et PowerPoint pour ouvrir des fichiers directement à partir de SharePoint, ce qui facilite le téléchargement.